Qu'est-ce que le mode ressources ?
Le mode ressource vous permet de consacrer un agenda à un bien, un espace, une salle, du matériel ou toutes autres ressources.
Très utile lorsqu’il s’agit de réserver un matériel qui ne peut être utilisé que par une personne à la fois (matériel d’optométrie, pont élévateur pour garagiste, une voiture pour une auto-école, etc.).
Cette fonctionnalité permet également de réserver des salles, tels des salles de réunion ou des salles disposant d’outils spécifiques.
Votre organisation fonctionne peut-être sous la contrainte de la disponibilité d’une ressource. Ce mode de l’agenda calenDoc, vous permet de voir en temps réel, les moments d’utilisation par vos collègues ou de vous-même réserver un créneau pour utiliser ladite ressource.
Comment fonctionne le mode ressource ?
Vous et votre client êtes prêts pour un rendez-vous dans la grande salle de réunion habituelle. Tout le monde est à l’heure, vous entrez dans la salle, et vous découvrez que votre collègue est installé autour de la table avec un autre client. Vous faites demi-tour délicatement et tentez de trouver une autre pièce pour votre rendez-vous. Finalement, vous vous contenterez d’un endroit un peu précaire et un peu bruyant, vous vous dites tant pis et vous prenez sur vous.
Pourtant, cette situation aurait pu être évitée grâce à un logiciel qui prend en compte autant les disponibilités de chacun des membres de votre organisation autant la réservation des ressources.
Dans cette situation, il y a des possibilités — bien que contraignante — d’atteindre son objectif autrement. Cependant, lorsqu’il s’agit d’outil, de matériel ou de machine parfois on ne peut qu’attendre la libération des lieux pour mener à bien le rendez-vous client.
Pour répondre à ce problème, l’agenda calenDoc vous permet de réserver une ressource automatiquement lors de la prise de rendez-vous. C’est simple, il s’agit de faire correspondre l’agenda ressource à un motif de rendez-vous dédié. De cette manière, un client qui prend rendez-vous avec un opticien pour « contrôle de la vue” va ainsi placer un rendez-vous sur l’agenda du professionnel et sur l’agenda ressource concernée. Aucun autre rendez-vous ne pourra être placé au même moment, la ressource est réservée.
Le mode ressources, très utilisé et apprécié par de nombreux professionnels
Parmi les professionnels qui utilisent calenDoc, beaucoup apprécient cette fonctionnalité pour la flexibilité d’organisation qu’elle apporte. Voici les usages que certains de nos clients nous ont retournés :
Agent immobilier : un agenda = un bien immobilier. Il peut s’agir par exemple d’agenda temporaire dans le cadre de visites locatives ou d’achat.
Opticiens : un agenda = une salle de contrôle de la vue. Cela permet d’être certains de la disponibilité et de ne pas faire attendre un client lors de son rendez-vous.
Moniteur d’autoécole : un agenda = une voiture à double commande. Les moniteurs savent à tout moment quelle voiture est conduite ou disponible.
Garagiste : un agenda = Un pont élévateur. La ressource en question étant souvent limitée, il peut être important d’avoir un contrôle sur l’accès.
Besoin personnalisé : le mode ressource se veut flexible et ouvert, son usage ne dépend que de vos idées. Vous pouvez l’utiliser comme bon vous semble dans le prolongement naturel de votre organisation existante.
Si vous n’êtes pas certains si votre fonctionnement peut nécessiter le mode ressource, notre équipe se tient à votre disposition pour vous répondre :
Une organisation souple et automatique
Pour des raisons structurelles ou matérielles, parfois la ressource est inutilisable. Dans ce cas il suffit de poser un créneau fermé sur votre agenda au-dessus du créneau précédent pour rendre la réservation de la ressource impossible. Le fonctionnement est le même qu’il s’agisse de l’agenda d’un employé ou d’une ressource.
Découvrez d’autres fonctionnalités utiles dans votre métier
Prise de rendez-vous en ligne
Permettez à vos contacts de prendre rendez-vous en ligne avec vous depuis en fonction de vos disponibilités.
Rappel de rendez-vous SMS et email
Envoyez des messages de rappel et de confirmation de rendez-vous personnalisés automatiquement.
Agenda partagé avec vos collaborateurs
Partagez votre agenda avec les collaborateurs de votre entreprise. Accordez des droits différents à votre personnel.
Synchronisation des agendas
Synchronisez facilement vos agendas professionnels calenDoc avec Google Agenda, Microsoft 365 et Outlook.
Prépaiement des rendez-vous
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